Fünf Fallstricke bei der Einführung einer Zeiterfassung
Wenn Unternehmen eine Zeiterfassung planen, dann gibt es einiges zu beachten. Schnell sind Fehler passiert, die das Projekt zum Scheitern bringen können.
Zeiterfassung ist DSGVO konform
Die reine Arbeitszeiterfassung ist DSGVO konform, weil Arbeitgeber*innen ein berechtigtes Interesse haben, herauszufinden, ob Mitarbeitende die Arbeitsleistung, für die sie bezahlt werden, auch erbringen.
Zudem kann Zeiterfassung auch eine in der DSGVO wichtige Zweckbindung haben. Der Zweck kann z.B. die Lohnzahlung bei Angestellten mit Stundenlohn, oder aber auch die Abrechnung der Arbeitszeit gegenüber den Kunden sein.
Daher sind Mitarbeitende verpflichtet die Zeiterfassung durchzuführen, da diese im eigenen Interesse und im Interesse des Unternehmens liegt.
Dennoch ist nicht alles, was Unternehmer*innen für rechtmäßig erachten, auch in Deutschland erlaubt.
Biometrische Zeiterfassung, z.B. Fingerabdruck
Die biometrische Zeiterfassung mit Fingerabdruck ist eine schöne Sache, weil Mitarbeitende dabei keine Ausweise oder Schlüsselanhänger vergessen können. Dennoch hat sie einen Haken.
Die DSGVO verlangt eine Datenminimierung. Wenn ein Ziel mit weniger Einsatz persönlicher Daten zu erreichen ist, dann hat das Verfahren Vorrang, welches die wenigeren Daten erhebt. In diesem Fall wäre das die Erfassung über Ausweis oder Schlüsselanhänger, da über einen Fingerabdruck Scanner, zumindest lokal auf dem Zeiterfassungs-Terminal, die Daten der Finger gespeichert werden müssen.
Wichtig: Um eine biometrische Zeiterfassung einzuführen, benötigen sie in jedem Fall die Einwilligung der Mitarbeitenden. Im Zweifelsfall müssen Mitarbeitende, die sich gegen die biometrische Erfassung entscheiden, die Arbeitszeit mit einem Ausweis erfassen können.
Nutzen privater Smartphones
Eine Erfassung der Arbeitszeit über ein Smartphone macht immer dann Sinn, wenn Mitarbeitende oft außerhalb des Unternehmens eingesetzt sind. So sparen sich Mitarbeitende und Unternehmen das händische Aufschreiben und Nachtragen der Arbeitszeit.
Aber aufgepasst. Unternehmer*innen können Angestellte nicht dazu verpflichten ihr eigenes Smartphone für die Zeiterfassung zu verwenden. Wenn Unternehmen eine Mobile-Zeiterfassung vorschreiben, dann muss den Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, in Form von betrieblichen Mobiltelefonen, gegeben werden.
GPS-Daten
Bei ortsbezogenen GPS-Daten ist zu prüfen, ob der Erhebung dieser Daten ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gegenübersteht. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn Arbeiten nur an einem bestimmten Ort durchgeführt werden können. Wie im Fall eines Putzdienstes, der nur in einem bestimmten Gebäude eingesetzt wird. Dann ist die Erhebung der Daten, zumindest beim Ein -und Ausstempeln der Mitarbeitenden erlaubt.
Wichtig: Nicht erlaubt ist die grundlose und ständige Überwachung der GPS-Daten ohne eine Interaktion der Mitarbeitenden. Hier steht klar der Schutz der persönlichen Daten im Vordergrund.
Tipp: Um sicherzustellen, dass GPS-Daten erhoben werden dürfen, sollten sich Unternehmen die schriftliche Einwilligung der Mitarbeitenden oder des Betriebsrats einholen.
Toilettenzeiten von der Arbeitszeit abziehen
Auch wenn Toilettengänge nicht zur eigentlichen Arbeitszeit gehören, dürfen diese nicht von der Arbeitszeit abgezogen werden. Anders als bei Raucherpausen, ist es ein natürliches Bedürfnis, das bei jedem Menschen vorhanden ist. Daher dürfen Häufigkeit und Dauer auch nicht vom Betrieb festgelegt werden.
Aber: Sollte festgestellt werden, dass Mitarbeitende den Toilettengang in die Länge ziehen, um zum Beispiel dort Videos zu schauen, oder Spiele zu spielen, dann kann dies als Arbeitsverweigerung angesehen werden und eine Abmahnung oder sogar eine Entlassung bedeuten.
Erfassung der reinen PC-Arbeitszeit ohne Ausgleich
Was viele nicht wissen, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden beginnt beim Betreten des Betriebsgeländes. Wenn also eine reine Erfassung der Zeit am PC vorgenommen wird, dann wird die Arbeitszeit der Mitarbeitenden nicht vollständig erhoben. Dies kann im Streitfall zu einer Nachberechnung der Arbeitszeiten führen.
Daher: Wenn eine Arbeitszeiterfassung am PC vorgenommen wird, dann sollte die dazu verwendete Software es erlauben, den Mitarbeitenden eine Arbeitszeitgutschrift pro Tag zu gewähren. Die Zeitgutschrift kann individuell pro Mitarbeitenden differieren, je nachdem wie lange er oder sie vom Betreten des Firmengeländes zum Arbeitsplatz und dem Hochfahren des PCs benötigt.
Tipp: Unsere Zeiterfassung TimePunch unterstützt solche Zeitgutschriften über das Arbeitszeitmodell.
Fazit
Sprechen Sie uns vor Ihrem Projekt an. Wir, von der TimePunch KG, unterstützten Sie bei der rechtskonformen Einführung einer Zeiterfassung.
TimePunch ist einer der führenden Anbieter für Zeiterfassungs-Systeme und von trusted.de als beste Zeiterfassung für Enterprises 2022 gekürt.
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